イベントは、顧客やクライアントとリアルな接点を創出する貴重な機会です。しかし開催するにあたり、名刺回収や紙媒体でのアンケートを行っていては担当者の工数が増える上に、適切なナーチャリング施策に活かせない可能性があります。

そこで、イベント情報をスムーズに一元管理できるイベント管理システムの導入を検討している方も多いでしょう。

今回は、イベント管理システムの導入で失敗しないために、イベント管理システムのメリットや選び方、導入事例を徹底紹介していきます。

イベント管理システムを導入することによって、時間／コストの削減やリアルタイムでのデータ共有が可能になります。大きなイベントを行っている企業様は、参考にしてしてみてください。

イベント管理システムとは？

イベント管理システムとは、イベントを行う際にイベント参加者の受付や告知ページ作成などさまざまな業務をスムーズにするシステムの総称をいいます。イベント管理システムを導入することで、データを一元管理し今後の施策に役立てられるほか、紙資源の削減にも繋がります。

 イベント管理システムでよくある機能は、以下のとおりです。

・来場者の受付リストによるリアルタイムでの状況把握
・申し込み／告知ページの簡単作成
・事前決済などの決済機能
・セキュリティ上安全な顧客情報管理
・御礼メールなどの顧客対応の自動化
・顧客情報の社内共有の円滑化
・顧客情報を活用したナーチャリング施策の支援

イベント管理システム導入のメリット

メリット1. 作業効率化

スケジュール作成や情報管理の手間を省くことで、担当者の時間的／金銭的コストの削減に繋がります。

来場した顧客の個人情報管理は、大きな手間とリスクが伴います。イベント管理システムを導入することにより、情報を一元管理し必要最小限の手間とリスクでイベントを開催することが可能に。また関係者全員がいつでも最新の情報を共有できるので、円滑な社内コミュニケーションが実現します。

メリット2. イベント後のマーケティング施策への活用

イベントを開催して得た情報を有効に活用できないと、「ただイベントを開催しただけ」という結果になってしまいます。来場者のデータを活用したナーチャリング施策を実施し、リード顧客を獲得することが重要です。特に人材やSaaS、不動産業界などのBtoB事業者はコンバーションインパクトが大きいため、イベント管理システムの導入によるマーケティング施策の実施が鍵となります。

イベント予約／開催時の参加者情報を一元管理し、1回あたりのイベントの費用対効果を上ていきましょう。

イベント管理システムのタイプ

イベント管理システムは、大きく分けて「パッケージ型」と「クラウド型」の2タイプがあります。それぞれ費用や機能が異なるので、自身の会社に合うものを選びましょう。それぞれのタイプについて特徴や注意点を具体的に紹介します。

タイプ1. パッケージ型

パッケージ型とは、社内PCにソフトウェアを直接インストールして利用するシステムのことです。自社サーバーを利用しているため、外部に情報が漏れにくい特徴があります。

ソフトウェア購入やサーバーを用意するための初期費用や更新費用がかかりますが、サービスのカスタマイズが自由にできるので便利です。クラウド型と異なり、運営側の仕様変更やメンテナンスによって利用環境が変わることがないのが大きな長所です。

タイプ2. クラウド型

クラウド型とは、インターネット上のサーバーを通じてソフトウェアを利用することで、データ保管や編集をすべてインターネット上で行えるシステムのことです。

パッケージ型と比べてソフトウェアやサーバーの準備が不要なので、準備期間や初期費用などのコストを抑えられる傾向にあります。また、サービスによっては申し込んだ当日に利用開始できることもあります。

くわえてクラウド型はサービスが更新され続けるため、常に最新のシステムを利用できる点も大きなメリットです。

注意点は、運営側の仕様変更や規約変更によって、利用環境が変わってしまう恐れがあることです。また運営側からのサービスが終了した場合、イベント管理システムを利用できなくなってしまうので、バックアップはこまめに取るようにしましょう。

イベント管理システムの選び方

イベント管理システムは、さまざまなシステムがリリースされています。選択肢が多くある中で、自社のニーズに合ったシステムを選ばなければ、最大限の効果を得ることはできません。

選び方については、以下のポイントに着目しましょう。

ポイント1. 目的／ニーズに合った管理システムなのか

イベント管理システムの内容は、イベントの規模や開催する頻度、受付管理の方法などによって多少異なります。自社のイベントの規模や内容、方向性などを把握しておくことで、どういった機能を持った管理システムが必要なのかわかります。

例えば、自社でイベントを開催する規模が大きいのにもかかわらず、小さいイベントを対象にしたイベント管理システムを選んでしまった場合、細かな業務を管理は可能ですが、管理できる業務が限られているので機能しません。

汎用的で万能なイベント管理システムも存在しますが、費用が高くなってしまう恐れがあります。イベント管理システムを選ぶ際には、あらかじめ自社のニーズをまとめて、そのニーズに合った管理システムを導入することをおすすめします。

ポイント2. システムの操作性

多様な機能を搭載しているイベント管理システムでも、操作性が悪くて使いにくいシステムだとかえって作業効率が低下してしまいます。

システムの操作性を確認する方法として、無料トライアル体験を利用することが挙げられます。管理画面の見やすさやデータ入力する手間、情報共有のしやすさなどを確認をしておきましょう。

ポイント3. サポートの充実度

イベント管理システムの種類によっては、有料サポートやそもそもサポート自体が無いシステムもあるため、導入前の確認は必須です。

サポートが充実しているイベント管理システムを選ぶことによって、利用する際の不明点や問題点が早急に解決でき、システム導入もスムーズになるでしょう。

ポイント4. 価格

イベント管理システムを導入する際には、「業務の作業効率が上がる」「人件費を抑えることができる」などを考慮して、費用対効果を考える必要があります。

例えば、管理システムを導入して業務効率化ができても、導入する初期投資以上の効果が得られなければ意味がありません。手間ばかりかかってしまい、導入するメリットがない場合もあります。

GIGが提供するイベント管理システム

株式会社GIGは、さまざまな角度からイベント管理システムの開発やマーケティングをご支援しております。

・スケジュール管理
・イベント管理
・登録者管理
・曜日管理
・集金／決算管理
・広告管理
・SNS連携
・ユーザー管理
・MAツールや基幹システムとの連携
・コンテンツ管理

上記の機能にはGIG独自のモジュールを用意しているため、オリジナルのシステム開発であっても、システム構築費用を抑えた実装が可能です。

また、予算に応じて必要な機能やツール導入、イベント集客プランなどのご提案もできます。

たとえば、One to Oneマーケティングに必要なツール導入のご提案や、イベントレポートの取材記事コンテンツの制作、イベント集客プランのご提案も可能。そして、ユーザーデータを活用したリターゲティングなど、リード顧客獲得のために行うべき広告プランのご提案・広告ポートフォリオの設計もご支援できます。業務を効率化するだけでなく、イベント集客からリード獲得に至るまでトータルでイベント開催をご支援いたしますので、お気軽にご相談ください。

イベント管理システム開発のご相談はGIGまで

GIGでは、クライアント様のワークフローに沿った拡張性のあるイベント管理システムの構築、業務効率化やイベントマーケティングの効率化に向けたサポートを行っています。

また、ご予算に合わせて最適な提案や、より費用対効果の高いイベント集客の実現が可能です。イベント管理システムのご相談は、お気軽にGIGまでお問い合わせください。

イベント管理システムの開発｜東京のWEB制作会社・ホームページ制作会社｜株式会社GIG

株式会社GIGが提供するシステム開発/設計/構築のイベント管理システム開発のページです。東京を拠点に、WEBサイト制作やホームページ制作、メディアサイトの企画・制作・運用、WEBマーケティング、システム開発、体制構築、及び人工知能をかけ合わせたライフスタイル領域のサービスを開発しています。

giginc.co.jp

GIG BLOG編集部

株式会社GIGのメンバーによって構成される編集部。GIG社員のインタビューや、GIGで行われたイベントのレポート、その他GIGにかかわるさまざまな情報をお届けします。