こんにちは、株式会社GIGのLeadGrid事業部でディレクターとして働く水嶋です。

複数のプロジェクトに関わる仕事をしている方なら、誰しも「タスクが多すぎて、タスク管理がうまくいかない」や「緊急のタスクに追われて、今日やらなければいけなかった仕事が終わってない！」と悩まれたことがあるのではないでしょうか。

タスク管理や優先順位づけの正しい方法を理解すれば、その悩みの解決に一歩近づきます。

本記事では、常時10〜13案件のプロジェクトマネジメントをしている筆者が、どのようにタスク管理・優先順位をつけて、日々の業務に取り組んでいるかを解説します。まずは、筆者がどのように日々のタスクを管理しているかを説明したうえで、どのような思考で対応しているのかを解説できればと思います。

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導入：無限のタスクに対処するディレクターの仕事

ディレクターの仕事は、プロジェクト初期のキックオフから最後の納品まで、すべてが責任領域になります。

具体的に、筆者が受け持っていた過去のプロジェクト進行を参考に図解すると、このような形になります。

それぞれの案件で常にタスクが発生している状態なので、タスク管理ができていないとプロジェクト自体がうまく進まなくなっていきます。

ディレクターになった当初は、1つの案件を進行するのに必死だった筆者が、どのようにして10案件も進行できるようになったのか？ その要因を多く占めるのは、「タスク管理がうまくなったから」といっても過言ではありません。

筆者がプロジェクトマネジメントをするにあたって、日々無限に発生するタスクにどのように対処していくかを、この記事に詰め込みました。少し長いですが、重要なことは網羅しているので、「知ってるわ」という箇所は読み飛ばしていただき、使えそうなところだけ読んでいただければと思います！

タスク作成時の3原則

ビジネスマンはタスクという言葉に慣れ親しんでいますが、改めてタスクとはなんでしょうか？ おもしろい「タスクの定義」をみつけたので、引用します。

【タスク】

1. 課された仕事。課題。
2. コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。

（引用：Oxford Dictionary）

タスクの定義として「作業の最小単位」は納得感がありますね。

タスク作成時に気をつけるべき、3つの原則があります。

・期日を決める
・タスクを分解する
・タスクにかかる工数を予測する

タスク管理を上手に行うには、「最初のタスク作成をしっかりと行えているか」が肝になります。これからお伝えする3つのポイントをクリアしていなければ、あなたがタスクと呼んでいるものは、まだタスクとして成立していません。

原則1. 期日を決める

期日のないタスクはタスクとは呼べません。日々たくさんのやるべきことがあるなかで、期日のないタスクは、忘れ去られていきます。タスクが発生した場合は、いつまでに完了させなければいけないのかを明確にしましょう。

期日の付け方としては、「ほかの人への影響はどれくらいあるか」と「ほかのタスクへの影響はどれくらいあるか」の2軸で考えることをおすすめします（詳しくは影響範囲が広いものは優先順位をあげる（アンカーリンク）で解説してます）。

どちらにも影響がない場合は、大体1週間もしくは1ヶ月以内で、優先度に合わせて期日を決めます。

原則2. タスクを分解する

そもそもタスク化をする理由はなにか？ それは、「タスクに取り組むにあたって無駄な思考を使わない」の一点に尽きます。

そのため、タスクを見ただけで、すぐにとりかかれる状態になっていることが、ちゃんとタスク化されているかの指標になります。タスクを行う時点で思考を発生させないために重要なのが、タスクの分解です。

■分解できていないタスク

・見積書作成
➔これだけで、タスク化できたと思っている人はいませんか？ この粒度では、まだタスクとは言えません。具体的に何をやらなければいけないのかが記載されていないからです。タスクを作成する段階で、「タスクを完了させるためにはどんな工程が必要なのか？」を考えてみましょう。

さきほどのタスクを分解すると、以下のようになります。

■分解できているタスク

・見積書作成
　①プロジェクト提案書を確認する
　②freeeで見積書を作成する
　③提案書と作成した見積書の金額が合っているか確認する
　④上長に見積書の確認をしてもらう（第三者タスクが発生）
　⑤上長のOKがでたらクライアントに送付する
　⑥プロジェクトのフォルダに見積書を格納する

タスクを分解することで、実行するときの具体的なイメージがわき、すぐにとりかかれるようになります。また、そのタスクにかかる時間予測も精度が高くなります。

原則3. タスクにかかる工数を予測する

分解したタスクにどれくらいの時間がかかるかも予測しましょう。着手前に予測することで、自分がどのくらいそのタスクに時間がかかったか、完了時に答え合わせができます。

想定よりも早く終わった場合、次回から見積もり時間を少なくできます。想定よりも時間がかかった場合、何に時間がかかったのかを振り返って、次回に生かしましょう。

分解したタスクを終えるのに予想以上時間がかかってしまったのか、そもそも分解の仕方が間違っていたのかを理解し、対処法を考えることで時間見積もりの精度が上がっていきます。

タスクの優先順位づけのポイント

続いて、作成したタスクにどうやって優先順位をつけるかをお話します。

ポイント1. 重要度×緊急度で優先順位をつける

経営コンサルタントスティーブン・R・コヴィー氏の名著「7つの習慣」では、「時間管理マトリクス」と呼ばれる、重要度と緊急度によってタスクの優先順位をつけていく方法が提唱されています。

今回はその4象限マトリクスをもとに、筆者がどのように優先順位をつけているのかを記述します。下記の図が、重要度と緊急度で分けたマトリクスになります。

もちろん、最優先のタスクは、Aの「重要度も緊急度も高い」タスクです。たとえば、クライアントへの返信、期日がせまっているものがAにあてはまります。

問題は、B「緊急度は低いが重要度が高い」タスクとC「重要度が低いが緊急度は高い」タスク、どちらを優先してやればいいか？ です。

大体は、目の前にあるタスクを消化するために、緊急度が高いCを優先してしまいがちです。しかし、Cを続けているだけだと効率化につながりません。Bの「緊急度は低いが重要度が高い」タスクは、緊急度が低いがゆえに後回しにされがちですが、長期的に見ると効率化につながることもあります。

なので、結論としては、Cをなるべく減らして、Bに取り組む時間を捻出することが、タスク管理において重要になります。

仕事が遅いと自覚している、もしくは周りから急かされることが多いと感じる場合は、タスクを4象限マトリクスに照らして、正しい位置にあるかを確認しましょう。どんなに優秀な人間でも、1日に使える時間は有限です。なので、いかに優先順位をうまくつけていけるかが、タスク管理の肝になってきます。

ちなみに、A、B、Cのタスクが目の前に積み重なると、キャパオーバーになって頭が働かなくなり、Dの「重要度も緊急度も低い」タスクを急にやり始めることがあります。そうなっていると感じた瞬間に、いったんタスク実行は諦めましょう。そんな状態になったあなたに必要なAの最重要タスクは、寝る、またはコーヒーを飲んで休憩して落ち着くことです。

ポイント2. ボールを持たない

そもそも優先順位をつける以前の話ですが、一番重要なのが「なるべくボールを持たない＝タスク化をしない」ことです。たとえば、メンションを送られたら、すぐ答えられるものはすぐ答えることを徹底し、自分が持っているボールを少なくしておくことが重要です。

すぐ答えられるかどうかは、「その質問に対して自分が考える必要があるかどうか？」で判断します。筆者の場合、1〜2分以内で答えられるものであれば、緊急対応をしていない限りはすぐに返信するようにしています。

確認に時間がかかる、もしくは手が離せなくて返信ができない場合は、「いま確認できないので〜時から確認します」と相手に連絡します。確認予定時間を伝えることで、相手が急いでいる場合は、もっと早く確認してほしいと言ってもらえます。また、自分のタスクとしても期限を設定することで、C「緊急度が高い」＝（期日が迫っている）タスクに分類されるため、タスク漏れを防ぐ効果もあります。

ポイント3. 影響範囲が広いものは優先順位をあげ早めに対応する

タスクのTo Doリストを作って、4象限マトリクスで割り振り、「よし！今日はこのタスクをやるぞ！」と意気込んだ次の瞬間、Slackでメンションがとんできて「〇〇さん、これやっといてください〜！」と急に時間がかかるタスクを振られたことはありませんか？

そうなったときは、パニックになって発狂する前に、深呼吸して冷静になりましょう。そして、まず以下の一点について考えます。

「そのタスクは誰に対して影響が出るのか？」

影響範囲が広ければ、影響範囲が狭いときよりも時間がかかるため、優先順位をあげて早めに対処しましょう。ほかの人への影響がある場合は、何人に、どのくらいの影響があるのかを確認しましょう。また、ほかのタスクが自己完結するものなのか、誰かに関係するものなのかも考え、期日を決めましょう。

とくにプロジェクトの責任者であれば、差し込みタスクに限らず、そのタスクの影響範囲の見当をつけることがとても重要になってきます。

たとえば、クライアントから「文言変更がしたい」と言われたとします。

デザイン確認段階であれば、デザイナー・ディレクターが対応すればよいでしょう。しかし、コーディング着手段階では、実装者にも確認が必要になり、さらに依頼したとおりに最新の文言になっているか、ディレクターへの確認も必要になります。結果的に、影響する人とタスクが増えていることになるのです。

このような場合は、納品の遅延リスクが高くなるので、プロジェクト初期段階から「文言はデザインに入る前に確定する必要がある、それ以降の修正は不可」と、クライアントと合意をとっておくことが重要です。

人からのタスクを安易に受けずに、「影響範囲はどこまであるのか？」を考えることで、その人が依頼した期日までに対応するのは現実的かどうかも判断することができます。もし難しければ、別の人に振ってもらう対応も可能です。

タスクを効率的にすすめるコツ

コツ1. マルチタスクをやめる

私たちは一度にひとつのことしか集中できない。複数の作業を同時にこなしていると思っていても、実際にやっていることは、作業の間を行ったり来たりしているだけなのだ。2つの作業の間で集中の対象をパッパッと変えているだけというのが現実だ。（中略）脳には切り替え時間が必要で、集中する先を切り替えた後、再び元の作業に100％集中できるまでには何分も時間がかかるという。
（引用：『スマホ脳』アンデュ・ハンセン より）

このように、「マルチタスクが得意」と思っている人も錯覚で、本当にマルチタスクが得意な人は世界中の何％にも満たないことがわかります。ディレクターも複数の案件を持っているので、マルチタスクをしているのでは？ と考えられる事が多いです。しかし、タスクを洗い出して、一つひとつ区切って消化していくほうが、複数のタスクを同時に進行するよりも集中できます。

なので、「自分が持っているタスクをどれだけシングルタスクにできるか」がタスクを効率的にすすめるために重要なポイントです。筆者はカレンダーにその日のタスクをいれて、この時間までにこのタスクを終わらせるとタイムプレッシャーをかけることで消化しています。

またブラウザのタブをたくさん開いて作業すると、必要なページを探す工数が増えるので、その作業をすると決めたら必要なタブだけ開くようにしましょう。

コツ2. その日の半分に進捗を確認する

1日の始まりにTo Doリストを作成することは多くの人が実践していると思います。しかし、そのTo Doリストをお昼時に見返している習慣がある人は少ないのではないでしょうか？

中間地点でTo Doリストを見返し、進捗を確認しましょう。もしかしたら、差し込みタスクが入ってきて、思うように進まなかったかもしれません。そんなときは、午後の差し込みタスクは緊急のもの以外は断るようにして、予定していたタスクを優先して進めるようにしましょう。

コツ3. ツールを活用する

21世紀には、調べれば調べるほどツールがあります。そのなかでも、筆者がタスク管理に重宝しているツールをご紹介します。

• プロジェクトで使っているもの：JIRA
  →基本的にプロジェクトのスケジュールやタスクは、JIRAで管理します。それぞれのフェーズごとにスケジュールと担当者を分けることができ、1週間、2週間など期間を区切ってタスク管理できるので、複数名が関わっているプロジェクトにおいて非常に便利です。

• 個人で使っているもの：macのメモ帳、A4の白紙
  個人のタスク管理に使っているものは、macのメモ帳とA4の白紙です。クライアント名・タスク・想定時間を記載しています。とくにタスクが多いときは、横向きにしたA4の白紙にネームペンで記載。完了したらシャッと横線をひいて、一日の最後にぐしゃぐしゃに丸めてポイすることで、達成感を味わっています。

タスク管理ツールに関しては、デジタル派と紙派がいるかと思います。自分が管理しやすいほうを使いましょう。

まとめ

【タスク作成時の3つの原則】
・期日を決める
・タスクを分解する
・タスクにかかる工数を予測する

【タスクの優先順位づけ】
・重要度×緊急度で優先順位をつける
・ボールを持たない
・影響範囲が広いものは優先順位をあげ早めに対応する

【タスクを効率的にすすめるために】
・マルチタスクをやめる
・その日の半分に進捗を確認する
・ツールを活用する

基本的なことを忠実にこなしていれば、必ず誰でもタスク管理できるようになります。タスク管理に苦手意識を持っている方は、ぜひこの記事を1週間ごとに読み返して、項目を守れていたかを振り返ってみてください。意識して反復することで、無意識的にできるようになり、3ヶ月後には、タスク管理の鬼になっているでしょう。

株式会社GIGは、ナショナルクライアントからスタートアップまで、Webコンサルティング、UI/UXデザイン、システム開発など、DX支援をおこなうデジタルコンサルティング企業です。また、45,000人以上が登録するフリーランス・副業向けマッチングサービス『Workship』や、7,000人以上が登録するデザイナー特化エージェントサービス『クロスデザイナー』、リード獲得に特化したCMS『LeadGrid』、UXコンサルティングサービス『UX Design Lab』などを展開しています。

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水嶋 結

株式会社GIG LeadGrid事業部ディレクター。立教大学現代心理学部を卒業後、新卒でGIGに入社。現在は、ユーザー目線で仕事ができるWeb業界に興味をもち、ディレクターとしてコーポレートやサービスサイト、メディアサイトなど多岐にわたるサイト過去30社以上のディレクションを担当。